Archiv AV ČR byl zřízen dne 1. ledna 1953 v souvislosti se vznikem Československé akademie věd. K 1. lednu 2006 byl sloučen s Masarykovým ústavem AV ČR a jeho název změněn na Masarykův ústav a Archiv AV ČR. Právním nástupcem nového akademického pracoviště se stal Archiv. Ten již od počátku své existence plnil funkci kontrolního článku státní správy v oblasti spisové a skartační služby na pracovištích jak tehdejší Československé akademie věd, tak od roku 1993 i Akademie věd ČR.
Elektronická spisová služba v AV ČR
Otázku zavedení elektronické spisové služby (ESSl) v Akademii věd začali pracovníci Masarykova ústavu a Archivu AV ČR, v. v. i. (MÚA), Střediska společných činností AV ČR, v. v. i. (SSČ), a Kanceláře AV ČR (KAV) řešit již na začátku roku 2009. Byla zřízena interní pracovní skupina složená ze zástupců výše uvedených pracovišť AV ČR, která měla zvolit optimální řešení. Situace byla komplikována skutečností, že dosud nebyla schválena příslušná legislativa a prováděcí vyhlášky. Pracovníci Archivu bohužel neměli v první fázi dostatek relevantních informací, což bylo nutné napravit. První tři měsíce roku 2009 jsme proto intenzivně shromažďovali informace, které by nám pomohly lépe se zorientovat v poněkud nepřehledné situaci a především usnadnily stanovení kritérií pro výběr nejvhodnější firmy, zabývající se vývojem aplikací elektronické spisové služby.
Pracovníci Oddělení institucionálních fondů, po roce 1952 MÚA, do jehož kompetencí patří i dohled nad vedením spisové služby v AV ČR, provedli řadu konzultací u odborníků z vybraných archivů ČR a se zaměstnanci Odboru archivní správy a spisové služby MV ČR. Ve středu zájmu byly odborníky doporučené a prověřené firmy, přičemž důraz byl kladen na zkušenosti se správou dokumentů od jejich vzniku až po vyřízení a předložení ke skartačnímu řízení. Nezbytnou součástí tohoto procesu bylo též IT zabezpečení uchovávání dat (bezpečné úložiště).
Zásadní pro přípravu implementace elektronické spisové služby bylo také zjištění aktuálního stavu vedení spisové služby a organizační struktury jednotlivých pracovišť AV ČR, včetně jejich detašovaných úseků rozmístěných po celé ČR. Tato časově náročná, tzv. dotazníková akce trvala několik měsíců (probíhala od května do září 2009) a její výsledky se staly základním stavebním kamenem pro další jednání a postupy. Zajistila pracovníkům archivu nezbytné aktuální informace nejen o způsobu oběhu dokumentů a jeho specifikách, objemech čísel jednacích a počtu zapisovacích míst (tzv. uzlů) na jednotlivých pracovištích, ale rovněž o organizační struktuře a počtu pracovníků jednotlivých pracovišť. Akademie věd ČR má více než 50 ústavů, zhruba 9000 zaměstnanců a počet čísel jednacích dosahoval více než sto dvaceti tisíc. Velikost jednotlivých ústavů AV ČR je různorodá, největší počet pracovníků dosahuje v rámci jednoho ústavu 800, druhým největším ústavem je pracoviště s 500 zaměstnanci, obvyklý počet se však pohybuje v řádu několika desítek zaměstnanců nebo více než sto.
Problémem zůstal fakt, že nebylo jisté, kdy a kolik nových zákonných norem bude Poslaneckou sněmovnou a Senátem schváleno. Tato skutečnost komplikovala pracovníkům Archivu přípravu podmínek pro tehdy chystané výběrové řízení. MÚA proto stanovil jako základní podmínku, že zvolený systém ESSl musí splňovat mezinárodně přijaté standardy (tento požadavek se časem ukázal jako nadsazený). Dále stávající podmínky v zákonech, vyhláškách, vládních nařízeních a usneseních ČR v oblasti archivnictví a spisové služby. Zároveň musí být pro případ vydání nových norem s vlivem na systém ESSl zajištěna jejich implementace do stávajícího systému.
Výběr vhodného řešení
V první fázi se zvažovalo centrální řešení. Na ústavech AV ČR je používán centrálně tzv. Ekonomický agendový systém pro vedení ekonomických záležitostí (IFIS). Předpokládalo se tedy propojení obou systémů a uložení dat na centrálním úložišti pod správou SSČ s tím, že budou data jednotlivých pracovišť důsledně oddělena.
© AV ČR
Centrálním zadavatelem veřejné zakázky mělo být SSČ. Problémem byly samozřejmě finance. Od počátku bylo jasné, že komerční řešení bude finančně náročné. Zvážena byla též možnost získání peněz z evropských fondů, které by pokryly implementaci, a ústavy by se dále podílely ze svých rozpočtů na údržbě, školení apod. Ale získání dotace bylo nejisté a náklady by stejně musela v první fázi uhradit Akademie věd a poté čekat, zda bude dotace přijata a v jaké výši. Počítalo se i s finanční participací jednotlivých pracovišť.
Jednotlivá pracoviště AV ČR tvoří na základě zákona o veřejných výzkumných institucích samostatné jednotky se statusem právnické osoby; jejich vztah k AV ČR se přijetím tohoto zákona rozvolnil. Z tohoto důvodu nebylo možné bez souhlasu vedení pracovišť AV ČR direktivně zvolit daný postup.
O naskýtajících se možnostech informoval vedení jednotlivých pracovišť hromadný dopis ze 7. září 2009 a současně je vyzýval k volbě buď výše popsaného centrálního řešení, nebo vlastního řešení, které by ovšem rovněž znamenalo úzkou kooperaci s archivem. Netřeba zdůrazňovat, že vzhledem k nepříznivé ekonomické situaci Akademie věd byla celá akce velmi nepopulární. Pracovištím se nelíbila nákladnost implementace, a také se obávala omezení své nezávislosti. Pracoviště na centrální řešení přistupovala váhavě a řada z nich jej zcela odmítla s tím, že si věc vyřeší sama. Existence více systémů elektronické spisové služby v Akademii věd je přípustná, ale pochopitelně by to kladlo větší nároky na archiváře.
Open-source spisová služba
Souběžně se pracovníci MÚA dozvěděli o existenci projektu open-source spisové služby, který vyvíjela organizace OSS Alliance, společnost pro výzkum a podporu open source, pod záštitou Ministerstva vnitra ČR. Cílem projektu bylo a stále je poskytnout institucím veřejné a státní správy (městům, obcím, archivům a dalším institucím) zdarma aplikaci spisové služby po dobu minimálně tří let, na které byl projekt plánován. Koncový uživatel má právo na získání zdrojového kódu programu, který může dále upravovat a dle svobodné vůle šířit dál. Aplikace je šířena pod licencí GNU GPLv3 a za používání aplikace se neplatí žádné poplatky. Program lze libovolně upravovat a napojovat na stávající IT infrastrukturu. Po dobu trvání projektu byl zaručen vývoj a aktualizace podle potřeb uživatelů a případných dalších zákonných změn. Pochopitelné je, že i po skončení projektu se program dále vyvíjí.
© Marcelo Rubinstein
V tu chvíli bylo tedy nutné zvážit, zda je produkt vhodný pro ústavy AV ČR. Aplikace byla primárně určena malým obcím a městům s jednodušší agendou a vnitřní strukturou. Z vnějšku se na první pohled může AV ČR jevit jako jednolitá organizace členěná na jednotky (pracoviště). V tom případě by nasazení produktu bylo diskutabilní. Ale jak již bylo uvedeno výše, zákon o veřejných výzkumných institucích umožnil rozvolnění vnitřní organizace a jednotlivá pracoviště mají status samostatných jednotek. A v tom případě je implementace jednoduššího systému ESSl adekvátní. Dalším faktorem hovořícím pro open-source řešení je, že akademická pracoviště, vzhledem k povaze své činnosti, nejsou běžné úřady a z tohoto důvodu ani nebudou s aplikací muset pracovat všichni pracovníci (vědečtí, odborní) s výjimkou administrativních. Ostatně, vědečtí pracovníci o to ani neusilují.
Příprava k nasazení
V poslední čtvrtině roku 2009 se proto MÚA AV ČR a KAV ČR přiklonily k řešení prostřednictvím open-source aplikace elektronické spisové služby. S nově navrženým řešením byla opět prostřednictvím hromadného dopisu člena AR AV ČR ze dne 19. října 2009 seznámena všechna pracoviště Akademie. Ústavům bylo dáno na výběr, zda chtějí používat výše uvedenou aplikaci, nebo zvolí vlastní řešení. Až na jednu výjimku přistoupila všechna pracoviště na open-source řešení. Akademie věd se tak stala prvním velkým zákazníkem OSS Alliance, který o produkt projevil reálný zájem.
Pro další vývoj aplikace a rozšiřování funkcí souvisejících s výkonem spisové služby v elektronické podobě byla při Odboru rozvoje projektů a služeb e-Governmentu MV ČR zřízena pracovní skupina, v níž zasedali odborníci Odboru archivní správy a spisové služby, zástupci Národního archivu a oblastních a dalších archivů, včetně MÚA AV ČR.
Spisová služba
Dne 18. 12. 2009 rozeslal Archiv AV ČR prostřednictvím firmy Linworx (správce IT sítě MÚA AV ČR) instalační balíček s aplikací spisové služby. Pracovníci MÚA AV ČR usnadnili sekretářkám ústavů AV ČR práci tím, že do aplikace před jejím rozesláním vepsali platný spisový plán ústavů AV ČR a Kanceláře AV ČR.
Bezprostředně poté zorganizovali pracovníci oddělení celkem dvanáct školení pro sekretářky ústavů a pro pracovníky zodpovědné za vedení spisové služby v rámci KAV. Zájem projevili i někteří IT technici a zástupci managementu ústavů AV ČR.
Uvedení do provozu
Poté Archiv zahájil druhou etapu, která spočívala v poskytování osobních konzultací při spuštění a používání aplikace. V jednotlivých odborech Kanceláře AV ČR byla v průběhu února aplikace spisové služby používána ve zkušebním režimu a od 1. března nahradila v ostrém provozu doposud vedené klasické papírové podací deníky. Na jednotlivých pracovištích byla aplikace nasazena do ostrého provozu během prvního půlroku 2010.
V průběhu této etapy bylo provedeno cca 120 osobních návštěv pracovišť AV ČR. Pracovníci oddělení rovněž řešili množství e-mailových a telefonických dotazů.
Při těchto návštěvách pracovníci oddělení pomáhali nejen s praktickým používáním aplikace a proškolováním dalších zaměstnanců ústavů, kteří měli aplikaci používat. Rovněž na základě struktury konkrétních ústavů řešili nejvhodnější rozvržení systému a pomáhali optimalizovat požadavky pro každý ústav. Jedním z problémů, na který jsme naráželi, byla různá softwarová vybavenost jednotlivých pracovišť, která bohužel v některých případech činila potíže při instalaci, stejně tak jako různá odborná úroveň IT techniků. Oba aspekty, které v okamžiku, kdy hlavním požadavkem pracoviště bylo zprovoznit aplikaci opravdu bezplatně, tedy bez podpory zvenčí, kladly na pracovníky archivu nečekané nároky. V této souvislosti byla neocenitelnou jak pomoc Ing. Vančury z OSS Alliance, tak i solidarita IT techniků z některých pracovišť AV ČR, na které se pracovníci archivu mohli obrátit pro konzultace a rady v oblasti technických požadavků instalace aplikace elektronické spisové služby.
© Rui Rodrigues
Hlavní obtíží, kterou bylo nutné překonat, byla nedůvěra především starších administrativních pracovnic v elektronizaci spisové služby. Zejména v podatelnách některých pracovišť pracují paní důchodového věku, pro které práce s počítačem nebyla do té doby tak běžná. Pokud bylo třeba, pracovníci archivu pomáhali těmto pracovníkům i se základními znalostmi práce s počítačem.
Během krátké doby vyvstaly z praktického používání také podněty pro zlepšení funkčnosti aplikace, které byly delegovány pracovní skupině při MV ČR, ale rovněž vývojářům aplikace.
Úroveň využití spisové služby
Spisová služba na pracovištích AV ČR funguje následovně: Roli administrátora mají převážně sekretářky, případně IT technici. Záleží na jednotlivých ústavech, jak si nastaví přístupy do systému, ale platí obecné pravidlo, že systém není přístupný pro všechny zaměstnance.
Na většině pracovišť do aplikace vstupuje pouze sekretářka, která v ní provádí veškeré úkony. Pouze na větších pracovištích vstupují do aplikace i další administrativní pracovníci, případně vedoucí oddělení (což je odvislé od charakteru pracoviště). Pošta je evidována zpravidla na sekretariátech (které tak fungují jako podatelny i výpravny), centrální podatelny jsou v AV ČR jen výjimečně, a pokud jsou, fungují stále spíše jako rozdělovna.
Aplikace spisové služby je nejčastěji používána především jako elektronická evidence. Digitalizované a elektronické dokumenty nejsou prozatím do aplikace vkládány pravidelně, propojení datové a e-mailové schránky není pracovišti také plně využíváno.
Závěrem konstatujeme: Vědecké ústavy nefungují jako instituce klasicky úřednického typu. Administrativní pracovníci jsou na pracovištích ve výrazné menšině, povaha práce vědeckých pracovníků a někdy i jejich osobní založení jsou natolik specifické, že možnost pracovat s aplikací elektronické spisové služby pro ně zůstala nevyužita. Dokumenty se stále zpravidla tisknou a takto obíhají v instituci. Většinou je využívána klasická elektronická pošta nebo intranet spíše než předávání dokumentů v systému spisové služby. Využití všech funkcí systému je stále ještě úkolem do budoucna.
Daniela Brádlerová
Vlasta Mádlová
Legislativní rámec
Prvním impulzem k zásadním legislativním změnám v oblasti elektronizace státní správy bylo Usnesení vlády ČR č. 1085 ze dne 20. září 2006 o souboru opatření pro urychlení rozvoje eGovernmentu v České republice.
Zákonem, který vytvořil prvotní zákonný rámec pro elektronizaci státní správy, byl zákon č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů. Ten nabyl účinnosti dne 1. července 2009 a postuloval dva klíčové instituty – datové schránky a autorizovanou konverzi dokumentů. Jeho cílem bylo vybudování optimálních podmínek pro elektronickou komunikaci mezi úřady a občany i mezi úřady samotnými. Společně se zákonem č. 300/2008 Sb. byl přijat také doprovodný zákon č. 301/2008 Sb., kterým se mění některé zákony v souvislosti s přijetím zákona o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů.
Proces elektronizace státní správy však vyžadoval mnohem komplexnější přístup a řešení. Především bylo nutné novelizovat zákon 499/2004 ze dne 30. června 2004, o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, a vyhlášku č. 646 ze dne 13. prosince 2004, o podrobnostech výkonu spisové služby. Souběžně s tím probíhala příprava Národního standardu pro elektronické systémy spisové služby (dále jen NSSS), který vycházel z mezinárodního standardu Moreq2 a který se stal jedním z prováděcích předpisů zákona 499/2004.
V průběhu července 2009 byly vydány očekávané normy a prováděcí vyhlášky: novela zákona č. 499/2009 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů pod číslem 190/2009; na tu navázaly celkem čtyři vyhlášky: vyhláška č. 191/2009 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby; vyhláška č. 192/2009 Sb., kterou se mění vyhláška 645/2004 Sb.; vyhláška č. 193/2009 Sb., o stanovení podrobností provádění autorizované konverze dokumentů, a vyhláška č. 194/2009 Sb., o stanovení podrobností užívání a provozování informačního systému datových schránek.
Stěžejní událostí bylo schválení Národního standardu pro elektronické systémy spisové služby, který stanovil základní požadavky na funkce těchto systémů a vytvořil sjednocující parametry pro výkon spisové služby vztahující se k dokumentům v digitální podobě.
Paragraf 63 odstavce 1, novelizovaného zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě, stanovil, že veřejné výzkumné instituce a právnické osoby zřízené státem (vedle dalších původců) jsou povinny vykonávat spisovou službu v elektronické podobě, a to v elektronických systémech spisové služby. Podle odstavce 4 téhož paragrafu museli mít výše uvedení původci zavedenou od 1. ledna 2010 elektronickou evidenci v elektronickém systému spisové služby a od 1. července 2010 spisovou službu v tzv. plném rozsahu – v rámci elektronického systému spisové služby musí být zajištěn plný oběh dokumentů.
PhDr. Daniela Brádlerová, Ph.D. vystudovala archivnictví a pracuje v Masarykově ústavu a Archivu AV ČR jako vědecká pracovnice a vedoucí Oddělení institucionálních fondů od roku 1952. Zaměřuje se na dějiny československých vědeckých institucí a vědeckých osobností ve 20. století a dějiny bankovnictví v meziválečném Československu. Kromě toho má na starosti správu spisové služby v AV ČR a inventarizaci institucionálních fondů Československé Akademie věd a AV ČR.
Mgr. Vlasta Mádlová vystudovala archivnictví a pracuje v Masarykově ústavu a Archivu AV ČR jako odborný pracovník vědy a výzkumu. Zaměřuje se mimo jiné na dějiny československých vědeckých institucí a osobností československé vědy v 19. a 20. století a stará se o dohled nad spisovou a skartační službou v rámci pracovišť AV ČR a řešení problematiky zavádění elektronické spisové služby.
Článek vyšel v šestém čísle magazínu Open source & praxe.
