přejít na obsah přejít na navigaci

Linux E X P R E S, Zoho a personalistika: Zoho People

Zoho a personalistika: Zoho People

zoho.gif

Zatímco Zoho Recruit řeší proces získávání nových zaměstnanců, Zoho People slouží ke správě informací o existujících zaměstnancích. Jde o poměrně složitou aplikaci, proto budou následující odstavce vystihovat pouze část dostupných funkcí.


reklama

Co všechno Zoho People umí?

Zoho People řeší poměrně širokou škálu věcí. Umožňuje spravovat personalistické informace, organizační strukturu firmy, záležitosti okolo dovolených (a jiných druhů nepřítomnosti v práci), pracovních cest a školení, řešit mzdy, odměny a benefity, disciplinární události atd. Důležité je, že pokud bude Zoho People používat celá firma, lze ho využít pro správu (hlavně vkládání a schvalování) různých požadavků, například na pracovní volno. Aplikace může sloužit vysloveně i jako intranetový portál, protože ji lze (zejména v placené verzi) dost výrazně přizpůsobit pro distribuci různých druhů informací. Samozřejmostí jsou přístupová práva založená na rolích.

Zoho People – úvodní stránkaZoho People – úvodní stránka

Práce se Zoho People

Obecným přístupem k funkcím jsou (kromě přímých odkazů na různých místech) rozbalovací nabídky. Rozbalují se najetím kurzoru myši na záložky karet umístěné v horní části stránky. Informace o přístupu k funkcím v následujících odstavcích budou odkazovat vždy na tyto nabídky.

Práce se Zoho People začíná vyplněním informací o firmě (Company settings). Tam se vloží údaje jako název firmy, adresa, měna, časové pásmo atd. Údaje lze kdykoli později upravit (Organization | Company settings). Lze také například změnit logo zobrazované v horní části stránky.

Zoho People - seznam odděleníZoho People - seznam oddělení

Pak je vhodné pokračovat definicí organizační struktury firmy, tedy jednotlivých oddělení (Organization | Department | List). Takto se zobrazí seznam oddělení, do kterého lze dle libosti přidávat a sestavovat tak firemní hierarchii.

Zoho People - formulář pro vložení odděleníZoho People - formulář pro vložení oddělení

Výše uvedený seznam neukazuje hierarchickou strukturu. Tu si lze zobrazit přes Organization -< Organization structure.

Zoho People – organizační strukturaZoho People – organizační struktura

Zaměstnanci

Nejdůležitější funkcí Zoho People je správa zaměstnanců. K jejich seznamu se lze dostat přes (Organization | Employee | List), přímo přidávat přes (Organization | Employee | Add). Kromě zaměstnanců propojených s uživatelskými účty lze pracovat i se zaměstnanci s účty fiktivními (Dummy Users). Tito zaměstnanci mohou pasivně figurovat v procesech uvnitř programu, ale aktivně samozřejmě vystupovat nemohou a nepočítají se do licencovaného počtu osob v rámci určitého tarifu Zoho People (bezplatná verze je do 10 lidí).

Zoho People – formulář pro přidání zaměstnanceZoho People – formulář pro přidání zaměstnance

Do formuláře pro přidání zaměstnance lze vyplnit mnoho různých údajů významných pro účely personalistiky - osobní údaje, informace o pracovním zařazení, vzdělání, praxi, rodinných příslušnících apod. Nutnou podmínkou vložení zaměstnance je uvedení jeho platné e-mailové adresy - bez potvrzení zprávy, kterou aplikace odešle (a bez toho, aby se zaměstnanec zaregistroval do Zoho, pokud ještě nemá uživatelský účet), totiž nelze uvést zaměstnance do aktivního stavu.

Kromě oddělení a zaměstnanců lze spravovat ještě tzv. designations čili česky asi něco jako pověření nebo jmenování. Lze to využít pro správu funkcí, do kterých mohou být zaměstnanci jmenováni bez pevné vazby na běžné pracovní zařazení (např. náměstek pověřený řízením, požární hlídka a tak podobně).

Další funkce

Prohlížení a případné úpravy informací o zaměstnancích tvoří samozřejmě jen základ toho, co lze v programu dělat. Tak například lze aplikaci využít k vydávání vnitřních předpisů a směrnic. Samotný dokument se (např. ve formátu PDF) připraví běžným způsobem, potom se vloží do Zoho People.

Provede se to například přes Forms | Company Policy | Add. Otevře se formulář, přes který se předpis vloží, včetně připojené přílohy.

Zoho People – vložení vnitřního předpisuZoho People – vložení vnitřního předpisu

Podobně jako v řadě jiných případů v Zoho People se ani vnitřní předpis neaktivuje bez toho, aby ho oprávněná osoba schválila. Objekty/požadavky v programu tak může vytvářet každý zaměstnanec, ale aktivují se až po schválení osobou, která má potřebnou roli.

Zoho People – proces schválení vloženého objektu (zde předpisu)Zoho People – proces schválení vloženého objektu (zde předpisu)

Požadavky čekající na schválení se objevují v dashboardu (karta Dashboard) na kartě Waiting for my approval. Vlastní požadavky jsou na kartě My Requests, s možností filtrace (všechny, čekající, schválené/zamítnuté).

Zoho People – seznam požadavků na dashboarduZoho People – seznam požadavků na dashboardu

Pokud chce zaměstnanec absolvovat školení, může zadat požadavek přes funkci Forms | Register training | Add. Školení musí být již předem v aplikaci zadáno k výběru (to se dělá pomocí Forms | Trainings | Add). Zaměstnanec si tedy jen vybírá z nabídky - pokud by chtěl nějaké školení, které zde není, musel by nejprve zadat požadavek na školení jako takové (na zařazení do nabídky), a teprve po odsouhlasení se na něj zkusit přihlásit. Osoba, která disponuje příslušným oprávněním (tj. například administrátor), může zadávat požadavky i pro jiné zaměstnance.

Zoho People – formulář přihlášky na školeníZoho People – formulář přihlášky na školení

Podobné je to například při žádosti o volno, o pracovní cestu, při ukončování pracovního poměru, při vkládání svátku (nepracovního dne) atd. Na následujícím obrázku je vidět formulář, kterým zaměstnanec žádá o poskytnutí neplaceného volna:

Zoho People – žádost o poskytnutí pracovního volnaZoho People – žádost o poskytnutí pracovního volna

Některé objekty mají zvláštní funkci. Například pod Forms | Travel Expense se nacházejí výdaje na pracovních cestách. Tam zaměstnanec (nebo za něj někdo jiný) vkládá údaje o tom, kolik který den utratil za jízdné, ubytování, telefon atd. Lze tak sledovat náklady na pracovní cesty.

Checklist

Checklist (na stejnojmenné kartě) je funkce, která umožňuje odpovědné osobě (vedoucímu, řediteli, administrátorovi apod.) ohlídat si, aby se nezapomnělo na nic, co souvisí s nějakou událostí. Když je například přijat (vložen do systému) nový zaměstnanec, vygeneruje to do příslušného checklistu řadu položek, které se jednak objeví v seznamu, ale jsou také odeslány e-mailem.

Zoho People – checklistZoho People – checklist

Typicky se v tomto případě jedná například o zřízení uživatelského účtu pro firemní informační systém, zajištění počítače a telefonu, objednání vizitek atd. Jednotlivé checklisty (včetně termínů a zodpovědnosti) pro různé události lze konfigurovat podle potřeby, a tak velmi usnadnit plnění rutinních úkolů v rámci firmy.

Mzda a benefity

Další z funkcí Zoho People jsou záležitosti mzdy, benefitů a dalších věcí. Pod Compensation | Salary se nacházejí funkce pro práci se mzdami. Zoho People není mzdový program, ale poskytuje potřebné údaje pro účely personalistiky. Mzdy včetně případných náhrad a dalšího příslušenství lze zadávat přes následující formulář:

Zoho People – formulář pro mzdové údajeZoho People – formulář pro mzdové údaje

Pokud se například zaměstnanci zapůjčí automobil, lze to do aplikace zanést a případně sledovat, zda ho včas vrátil (pokud je zapůjčení časově omezeno), a to přes Compensation | Asset. Totéž se pochopitelně týká i jiného majetku, například knih, telefonu, notebooku nebo čehokoli jiného. Následující obrázek ukazuje seznam věcí zapůjčených zaměstnanci:

Zoho People – seznam zapůjčených věcíZoho People – seznam zapůjčených věcí

U tohoto i všech ostatních seznamů v aplikaci lze měnit způsob zobrazování. Jednak lze vybírat z nabídky (View), ale také vytvářet nebo upravovat pohledy (Create my view, resp. Customize my view), případně je exportovat.

Podobně lze zadávat i benefity (Compensation | Benefit), například příspěvek na stravování, bydlení, vzdělávání nebo lékařskou péči. Pod záložkou Compensation se skrývá ještě jedna položka, a sice Performance Appraisal. Tam se nachází funkce pro hodnocení výkonnosti zaměstnanců.

Obecně lze říci, že Zoho People je aplikace, která při důkladném využití může mít značný přínos, ovšem svou podstatou se hodí spíše pro větší firmy s formalizovanými procesy. Při použití v prostředí menší firmy může být někdy na závadu relativní komplexnost jednotlivých činností.

Pár slov závěrem

Seriál o balíku webových aplikací Zoho je u konce. Nedostalo se zdaleka na všechno - zhruba polovina veškerých schopností a možností tohoto balíku zůstala stranou. Jen heslovitě lze zmínit třeba Zoho APIs (aplikační rozhraní), Zoho Polls (hlasovací applet), Zoho Viewer (prohlížeč dokumentů Zoho), Zoho Challenge (on-line testy), Zoho Gadgets (applety podobné Google Gadgets) nebo Zoho CloudSQL (přístup k datům uloženým v Zoho pomocí jazyka SQL).

Pro plnohodnotné používání jsou aplikace Zoho (zejména některé) relativně drahé. Na druhou stranu poměrně dobře demonstrují, jak širokou škálu činností lze relativně bezproblémově provozovat prostřednictvím ryze webových aplikací. Takže i pokud někdo nebude chtít používat aplikace Zoho, může mu právě končící seriál alespoň nastínit možnou cestu, kterou se lze vydat a která je již dnes dobře schůdná.

Nahoru

(Jako ve škole)
 

Top články z OpenOffice.cz

Příspěvky

Zoho a personalistika: Zoho People
r5 8. 08. 2010, 08:22:28
Odpovědět  Odkaz 
Ja by som sa len chcel opytat ako to je s bezpecnostou dat, mat vsetky obchodne informacie niekde na webe, mimo svojej kontroly sa mi moc nezda....
Lukáš Jelínek Zoho a personalistika: Zoho People
Lukáš Jelínek 9. 08. 2010, 08:47:09
Odpovědět  Odkaz 
Tohle je samozřejmě obecný problém webových aplikací - data jsou v rukou nějaké třetí osoby, která je může teoreticky zneužít (přestože je to ve smluvních podmínkách zakázáno), případně může dojít k tomu, že se tam někdo nabourá (třeba kvůli slabému heslu). Na druhou stranu, v řadě firem se ještě stále používá pro personalistiku, mzdy, účetnictví apod. starý software (nezřídka dokonce DOSový) běžící na Win98, kde to bývá s bezpečností reálně výrazně horší, než u těch webových aplikací. Ale to už je na každém, aby zvážil všechny přínosy i rizika, než se pro něco takového rozhodne.

Přidat názor

Nejsou podporovány žádné značky, komentáře jsou jen čistě textové. Více o diskuzích a pravidlech najdete v nápovědě.
Diskuzi můžete sledovat pomocí RSS kanálu rss



 
 

Lukáš Jelínek

Lukáš Jelínek

Šéfredaktor LinuxEXPRESu a OpenOffice.cz. Vystudoval FEL ČVUT v oboru Výpočetní technika. Žije v Kutné Hoře a podniká v oblasti informačních technologií. Ve volném čase rád fotografuje, natáčí a stříhá video a také se věnuje (v Čechách poměrně málo známému) powerkitingu.


  • Distribuce: Debian, Kubuntu
  • Grafické prostředí: KDE
  • Hodnocení autora: ***

| proč linux | blog



Public Relations

QNAP uvedl novou modelovou řadu NAS TVS-x82T

Společnost QNAP uvedla na trh novou modelovou řadu NAS TVS-x82T, kterou tvoří tři různé modely (TVS-1282T, TVS-882T a TVS-682T). Nová řada je založena na vícejádrových procesorech Intel Core aktuální generace se 14nm výrobním procesem. Díky nim mohou nové NASy nabídnout dostatek výkonu i pro aplikace náročné na CPU.

Pokračování ...


CIO Agenda 2016