přejít na obsah přejít na navigaci

Linux E X P R E S, Groupware - cesta do ráje, nebo do pekel?

Groupware - cesta do ráje, nebo do pekel?

Kdybyste se nedávno zastavili u mě v kanceláři, asi byste se lekli. Kalendář nacpaný schůzkami, všude kolem popsané žluté lístečky, hromada dokumentace, návodů a cédéček s programy, o kterých už ani nevím, k čemu jsou. Telefonní seznam počmáraný jak led na stadionu. Na člověka, který se živí informačními technologiemi prostě hrůza. Rozhodl jsem se proto, že to tak nenechám.


reklama

Možná si z úvodu myslíte, že trošku přeháním, ale skutečnost je možná ještě daleko horší. Denně vyřizujete desítky e-mailů, do toho několik telefonátů a občas i osobních návštěv. Ani nevíte jak a ocitáte se v jakémsi virtuálním světě, kde pořád jenom něco sháníte, plánujete a nestíháte. Z tohoto začarovaného kruhu jsem se rozhodl vymanit. Jedinou cestu jsem viděl v použití groupware systému nejlépe s prvky CRM.

CRM je zkratka z anglického Customer Relationship Management, obecně používaná pro systémy podporující řízení vztahů se zákazníky.

Přípravná fáze

Než jsem navštívil oblíbené studnice open-source softwaru, rozhodl jsem se, že si ujasním, co vlastně chci. Prioritní pro mě byl open-source systém s webovým prostředím pod GNU GPL licencí, nenáročný na instalaci, správu a údržbu. Vzhledem k tomu, že jsem ho nechtěl používat sám, a musel jsem přinutit ostatní, aby ho také používali, měl být také uživatelsky přívětivý a pokud možno lokalizovaný. Po několika hodinách pátrání po internetu mi bylo jasné, že budu muset někde „slevit“. Vybral jsem proto deset největších kandidátů.

dot.project

Příjemný a přehledný vzhled, chybí bohužel webmail.

Obrázek: dot.project

Group Office

Velmi hezký groupware s mnoha funkcemi.

Obrázek:Group Office

Ivata

Velmi jednoduchý groupware, snadná správa. Bohužel nemá správu projektů a vyžaduje TomCat.

Obrázek:  3.jpg

more.groupware

Webové rozhraní není příliš funkční.

Obrázek:  4.jpg

OpenExchange

Poměrně propracovaný, není lokalizován.

Obrázek:  5.jpg

phpGroupWare

Z tohoto produktu vychází daleko lepší eGroupware.

Obrázek:  6.jpg

Tutos

Velmi jednoduchý vzhled, absence webmail klienta.

Obrázek:  7.jpg

Kolab2

Výborná spolupráce s Linuxem, horší webové rozhraní.

OpenGroupware

Špatná podpora češtiny, chybí lokalizace.

Po řádném promyšlení všech pro a proti mi „na stole“ zůstal Group Office a eGroupware. Vzhledem k tomu, že měl eGroupware více modulů, je známější a má částečnou podporu ze strany Red Hatu, rozhodl jsem se právě pro něj.

Po stažení archívu a jeho rozbalení jsem se pustil do instalace. Softwarově eGroupware nepatří mezi náročné programy. Vystačí si s Apache 1.3+, ve kterém je podpora PHP 4.3+ (doporučovaná 5). U databázového systému máte na výběr z MySQL (4 i 5), PostgreeSQL(7.2+), MaxDB, MSSQL a částečná podpora je i pro Oracle. Já jsem si vybral MySQL ve verzi 4. Dále jsem kvůli e-mailovým účtům doinstaloval také Courier-IMAP a pošťáka Postfix.

Po rozbalení archivu a nastavení patřičných práv jsem do prohlížeče netrpělivě zadal adresu pro instalaci. První krok průvodce byla volba jazyka. Chyběla zde čeština, což mi u instalace zase tak nevadilo. (Čeština podporována je, pozn. šéfred.) Zvolil jsem angličtinu a pokračoval dále. V dalším kroku mě průvodce upozornil na nutnou změnu ve dvou položkách v konfiguračním souboru PHP. Po opravě přistoupil instalátor ke třetímu kroku – zadání administrátorských účtů, přístupu k databázi a nastavení dalších položek jako je například server IMAP. Následovalo automatické vytvoření všech patřičných tabulek v databázi. Po této operaci jsem se poprvé přihlásil do systému eGroupware.

Obrázek: Kalendář eGroupware

Po přihlášení byl vidět prázdný kalendář na aktuální den, to-do list a zcela navrchu (pod stejnými ikonami, jako máte v KDE) 12 základních modulů. Nejprve jsem zatoužil celé prostředí počeštit. To jsem provedl v administraci pod položkou Uživatelské účty v záložce Předvolby. Následně jsem začal zkoumat celý systém. Dohromady jsem našel neuvěřitelných 23 pluginů včetně tlačítka odhlášení. Vzhledem k tomu, že by jejich popis vydal pomalu na celou knížku, pokusím se je alespoň vyjmenovat a u těch nejdůležitějších popsat základní funkce:

  • Administrátor – skrývá v sobě všechny ostatní ikony plus administraci uživatelů, skupin, služeb a zálohování;
  • Hlavní stránka – stránka definovaná uživatelem;
  • Felalimail – e-mailový klient (webmail);
  • Kalendář – skrývá v sobě jak klasický kalendář, tak i speciální zápisky, jako jsou To-do, Telefonní hovor a Poznámka;
  • Adresář – adresář kontaktů s možností importu a exportu;
  • MyDMS – virtuální filesystém s možností ukládat dokumenty;
  • Informační záznamník – slučuje funkci Adresáře, To-do listu, Poznámky a Telefonního hovoru;
  • Project Manager – manažer projektů;
  • Resources – zdroje (provázáno s kalendářem);
  • Time Sheet – pracovní výkazy;
  • Příručka – nápověda ke groupwaru;
  • Správce souborů;
  • Odhlásit;
  • WorkFlow – průběh práce;
  • Wiki – wiki založená na WikkiTikkiTavi;
  • Záložky – odkazy na zajímavé stránky s možností odeslat e-mail;
  • SiteManager;
  • News admin – správce novinek (v defaultní instalaci je chyba a nelze přidat novinku);
  • Hlasování – vytváření různých anket;
  • Znalostní databáze – vytváření různých manuálů a návodů;
  • ETemplate – nástroj na editaci šablon;
  • Nástroje pro překlad – možnost alternativního přeložení všech částí systému.

Co se mi na eGroupware velice líbí, je systém provázání dat a oprávnění. Cokoliv do systému zadáte, můžete neustále přesouvat z kalendáře do To-do listu, projektu a zase zpátky. Není problém vyhledat kontakty nebo třeba volný čas vašeho kolegy a naplánovat si s ním nový projekt. Sledovat plnění jednotlivých úkolů a delegování pracovních činností se s eGroupware stává opravdovou zábavou. Bohužel program se zřejmě vyvíjí daleko rychleji než dokumentace, a tak se stává, že zatímco máme nápovědu i k webmailu, který již několik měsíců v systému není, k důležitým položkám, jako je například Workflow, nenajdete v nápovědě ani čárku.

Pokud opomineme nápovědu a překlad, uvědomíme si, že stojíme před velmi kvalitním nástrojem, který nám může v práci mnoho věcí ulehčit, zefektivnit a zpříjemnit. Každému, kdo někdy alespoň chvíli o groupware řešení ve firmě přemýšlel, ho vřele doporučuji k vyzkoušení.

Nahoru

Odkazy

(Jako ve škole)
Průměr: 1,00 | Hodnotilo: 1
 

Top články z OpenOffice.cz

Příspěvky

předmět
groupworker 13. 08. 2007, 12:44:50
Odpovědět  Odkaz 
článek se mi líbí, ale tohle klišé, to je opravdu těžká váha: "…stává opravdovou zábavou" ;->
Groupware - cesta do ráje, nebo do pekel?
Vít Profant 17. 08. 2007, 12:51:17
Odpovědět  Odkaz 
Dobré, jenom nerozumím, jak jdou dohromady výroky: a) [Součástí programu je plugin] Felalimail – e-mailový klient (webmail) ; b) k webmailu, který již několik měsíců v systému není...
Groupware - cesta do ráje, nebo do pekel?
Michal Sládek 20. 08. 2007, 10:49:32
Odpovědět  Odkaz 
Nevím, kterou verzi eGroupWare recenze popisuje, ale od 1.4ky je lokalizována do češtiny i samotná instalace. Jinak pokud chcete používat češtinu v Unicode (místo standardně dodávané verze v kódování ISO-8859-2), můžete si jí stáhnout tady: http://www.brotel.cz/opensource.php
Groupware - cesta do ráje, nebo do pekel?
David 28. 08. 2007, 02:36:19
Odpovědět  Odkaz 
Pokud jde o egroupware, chybí mi tam jen CRM aplikace, není možno rozhodit od sebe DB firem a osob, respektive, dokážu si přestavit jak to obejít, ale dělám si synchronizaci s evo2 a mobilem přes Syncml a tohle by nedělalo dobře.
Potom tam samozřejmě chybí plánování prvních kontaktů, sledování vývoje obchodu a následně vyhodnocení. Něco je slíbeno k vydání ještě do 1.4. a nechme se překvapit.

Jinak je to všechno v pohodě.
Groupware - cesta do ráje, nebo do pekel?
Pepa 16. 10. 2007, 20:45:23
Odpovědět  Odkaz 
Otázka: funguje někomu synchronizace kontaktů a kalendáře atd. mezi EGW a Thunderbirdem? Případně jak.
Groupware - cesta do ráje, nebo do pekel?
Jan Rippl 30. 12. 2007, 01:54:54
Odpovědět  Odkaz 
Osobně se domnívám (vlastní zkušenost), že nejlepší Groupware je phpGroupware, protože je velmi modulární, a lze si jej velmi snadno přizpůsobit. Opakem je eGroupware, které se musí instalovat celé (Debian balíky).
Groupware - cesta do ráje, nebo do pekel?
Tonda Levhart 12. 12. 2009, 12:09:54
Odpovědět  Odkaz 
Zdravím! Doba pokročila, vývoj také. Používám EGW skoro rok (verze 6.0.1) a konečně mám něco, co mi plnohodnotně nahrazuje Outlook (to je dobrá věc od MS, ale drahá a na systému, který již nepoužívám). Ba co víc, mám z toho i textovou DB (pomocí Databáze znalostí). Jednoduchá správa, nenáročnost na prostředky, přístupnost, bezchybnost, provázanost, možnost využití i k jiným účelům (Projekty s Harmogramem, který může sloužit třeba jako ceník :-), vyhledávání, kategorizace (to je dobré si vhodně rozepsat, usnadňuje třídění a hledání záznamů). V porovnání s placenou verzí 602Groupware, kterou jsem zkoušel předtím, je to rozdíl třídy (včetně nároků na systém). Celé pěkně lokalizováno, na stránkách projektu jsou i manuály, takže no problem. EGW doporučuji jak pro společné sdílení na serveru, tak i jako aplikaci čistě na localhostu (XAMPP a EGW v /opt, dobře se to zálohuje [celé] a případně přenáší [celé] na jiný stroj či systém s Linuxem včetně extra adresářů FILES a BACKUP od EGW). Takhle v této sestavě bych to doporučil všem, co potřebují soustředit poštu a záznamy a dokumenty a já nevím co ještě do jednoho místa. Mimochodem, editor v Databázi znalostí je skvělý, chová se stejně dobře jako WORD nebo OO textový procesor a píšu v něm většinu věcí, stejně tak jako do něj ukládám některé články z webu (včetně obrázků a odkazů), stačí pak skopnout do OOo a vyexpedovat v PDF. Přestal jsem díky tomu používat spoustu aplikací, které jsou jako speciál lepší, ale naprosto neprovázané a tudíž trpící ztrátami a podobně. A čím déle s tím pracuji, tím více to využívám a objevuji ještě stále nové možnosti, takže s klidným svědomým říkám - špica.
Vlastimil Ott Re:Groupware - cesta do ráje, nebo do pekel?
Vlastimil Ott 12. 12. 2009, 12:12:53
Odpovědět  Odkaz 
Takový článek bychom velmi uvítali (a zaplatili). Nechtěl byste o tom napsat?

Přidat názor

Nejsou podporovány žádné značky, komentáře jsou jen čistě textové. Více o diskuzích a pravidlech najdete v nápovědě.
Diskuzi můžete sledovat pomocí RSS kanálu rss