Možná si z úvodu myslíte, že trošku přeháním, ale skutečnost je možná ještě daleko horší. Denně vyřizujete desítky e-mailů, do toho několik telefonátů a občas i osobních návštěv. Ani nevíte jak a ocitáte se v jakémsi virtuálním světě, kde pořád jenom něco sháníte, plánujete a nestíháte. Z tohoto začarovaného kruhu jsem se rozhodl vymanit. Jedinou cestu jsem viděl v použití groupware systému nejlépe s prvky CRM.
CRM je zkratka z anglického Customer Relationship Management, obecně používaná pro systémy podporující řízení vztahů se zákazníky.
Přípravná fáze
Než jsem navštívil oblíbené studnice open-source softwaru, rozhodl jsem se, že si ujasním, co vlastně chci. Prioritní pro mě byl open-source systém s webovým prostředím pod GNU GPL licencí, nenáročný na instalaci, správu a údržbu. Vzhledem k tomu, že jsem ho nechtěl používat sám, a musel jsem přinutit ostatní, aby ho také používali, měl být také uživatelsky přívětivý a pokud možno lokalizovaný. Po několika hodinách pátrání po internetu mi bylo jasné, že budu muset někde „slevit“. Vybral jsem proto deset největších kandidátů.
dot.project
Příjemný a přehledný vzhled, chybí bohužel webmail.
Group Office
Velmi hezký groupware s mnoha funkcemi.
Ivata
Velmi jednoduchý groupware, snadná správa. Bohužel nemá správu projektů a vyžaduje TomCat.
more.groupware
Webové rozhraní není příliš funkční.
OpenExchange
Poměrně propracovaný, není lokalizován.
phpGroupWare
Z tohoto produktu vychází daleko lepší eGroupware.
Tutos
Velmi jednoduchý vzhled, absence webmail klienta.
Kolab2
Výborná spolupráce s Linuxem, horší webové rozhraní.
OpenGroupware
Špatná podpora češtiny, chybí lokalizace.
Po řádném promyšlení všech pro a proti mi „na stole“ zůstal Group Office a eGroupware. Vzhledem k tomu, že měl eGroupware více modulů, je známější a má částečnou podporu ze strany Red Hatu, rozhodl jsem se právě pro něj.
Po stažení archívu a jeho rozbalení jsem se pustil do instalace. Softwarově eGroupware nepatří mezi náročné programy. Vystačí si s Apache 1.3+, ve kterém je podpora PHP 4.3+ (doporučovaná 5). U databázového systému máte na výběr z MySQL (4 i 5), PostgreeSQL(7.2+), MaxDB, MSSQL a částečná podpora je i pro Oracle. Já jsem si vybral MySQL ve verzi 4. Dále jsem kvůli e-mailovým účtům doinstaloval také Courier-IMAP a pošťáka Postfix.
Po rozbalení archivu a nastavení patřičných práv jsem do prohlížeče netrpělivě zadal adresu pro instalaci. První krok průvodce byla volba jazyka. Chyběla zde čeština, což mi u instalace zase tak nevadilo. (Čeština podporována je, pozn. šéfred.) Zvolil jsem angličtinu a pokračoval dále. V dalším kroku mě průvodce upozornil na nutnou změnu ve dvou položkách v konfiguračním souboru PHP. Po opravě přistoupil instalátor ke třetímu kroku – zadání administrátorských účtů, přístupu k databázi a nastavení dalších položek jako je například server IMAP. Následovalo automatické vytvoření všech patřičných tabulek v databázi. Po této operaci jsem se poprvé přihlásil do systému eGroupware.
Po přihlášení byl vidět prázdný kalendář na aktuální den, to-do list a zcela navrchu (pod stejnými ikonami, jako máte v KDE) 12 základních modulů. Nejprve jsem zatoužil celé prostředí počeštit. To jsem provedl v administraci pod položkou Uživatelské účty v záložce Předvolby. Následně jsem začal zkoumat celý systém. Dohromady jsem našel neuvěřitelných 23 pluginů včetně tlačítka odhlášení. Vzhledem k tomu, že by jejich popis vydal pomalu na celou knížku, pokusím se je alespoň vyjmenovat a u těch nejdůležitějších popsat základní funkce:
- Administrátor – skrývá v sobě všechny ostatní ikony plus administraci uživatelů, skupin, služeb a zálohování;
- Hlavní stránka – stránka definovaná uživatelem;
- Felalimail – e-mailový klient (webmail);
- Kalendář – skrývá v sobě jak klasický kalendář, tak i speciální zápisky, jako jsou To-do, Telefonní hovor a Poznámka;
- Adresář – adresář kontaktů s možností importu a exportu;
- MyDMS – virtuální filesystém s možností ukládat dokumenty;
- Informační záznamník – slučuje funkci Adresáře, To-do listu, Poznámky a Telefonního hovoru;
- Project Manager – manažer projektů;
- Resources – zdroje (provázáno s kalendářem);
- Time Sheet – pracovní výkazy;
- Příručka – nápověda ke groupwaru;
- Správce souborů;
- Odhlásit;
- WorkFlow – průběh práce;
- Wiki – wiki založená na WikkiTikkiTavi;
- Záložky – odkazy na zajímavé stránky s možností odeslat e-mail;
- SiteManager;
- News admin – správce novinek (v defaultní instalaci je chyba a nelze přidat novinku);
- Hlasování – vytváření různých anket;
- Znalostní databáze – vytváření různých manuálů a návodů;
- ETemplate – nástroj na editaci šablon;
- Nástroje pro překlad – možnost alternativního přeložení všech částí systému.
Co se mi na eGroupware velice líbí, je systém provázání dat a oprávnění. Cokoliv do systému zadáte, můžete neustále přesouvat z kalendáře do To-do listu, projektu a zase zpátky. Není problém vyhledat kontakty nebo třeba volný čas vašeho kolegy a naplánovat si s ním nový projekt. Sledovat plnění jednotlivých úkolů a delegování pracovních činností se s eGroupware stává opravdovou zábavou. Bohužel program se zřejmě vyvíjí daleko rychleji než dokumentace, a tak se stává, že zatímco máme nápovědu i k webmailu, který již několik měsíců v systému není, k důležitým položkám, jako je například Workflow, nenajdete v nápovědě ani čárku.
Pokud opomineme nápovědu a překlad, uvědomíme si, že stojíme před velmi kvalitním nástrojem, který nám může v práci mnoho věcí ulehčit, zefektivnit a zpříjemnit. Každému, kdo někdy alespoň chvíli o groupware řešení ve firmě přemýšlel, ho vřele doporučuji k vyzkoušení.
