Úkoly – Co?
Prvním z úkonů plánování je zanesení úloh, které máme v plánu, do seznamu úkolů. Některé plánovače zaznamenávají pouze koncový termín, ty lépe vybavené definují ke každému úkolu počáteční a koncové datum. Pokud tomu tak je, pak už ze seznamu úkolů dokážete zjistit, zda vám úkoly nekolidují mezi sebou a zda nejsou překročeny vaše časové možnosti. Modernější plánovače nabízejí možnost zadání procenta splnění úkolu. Minimálně je jednou z vlastností úkolů zatržítko signalizující stavy nesplněno – splněno. V ideálním případě je splnění úkolu zobrazováno v seznamu úkolů v grafické formě postupně se zbarvujícího pruhu (umí to např. Kontact). Z toho vyplývá, že seznam úkolů není pouhou „mrtvou“ evidencí, ale že s ním budeme dále pracovat a postupně v průběhu práce aktualizovat procento splnění úkolu.
Uživatelské rozhraní většiny plánovacích programů ctí rozdělení do dvou základních oblastí – seznamu úkolů a kalendáře.
Z vlastní zkušenosti vím, že už jen sepsání úkolů do jednoho seznamu může přinést značnou úlevu. Orientaci v příliš dlouhém seznamu pak může usnadnit zařazení úkolů do některé z kategorií. Ve většině plánovacích programů si je můžete nadefinovat sami. Při vyplňování seznamu úkolů propadají uživatelé dvěma extrémům. Prvním je jeho zahlcení spoustou dílčích úkolů (téměř úkonů). V takto pořízeném seznamu se uživatel ztrácí a nadává na přílišnou pracnost plánování. Druhým extrémem je sdružení úkolů do příliš velkých celků, které ovšem při vlastním plánování příliš nepomohou.
Jako všechno ostatní, také úspěšné plánování času vyžaduje zdravý rozum a také trochu cviku. Na něco jsem zapomněl? Aha, na priority úkolů. Ty lze vyjádřit jako roztřídění úkolů podle závažnosti. Prioritu jedna získají úkoly, jejichž splnění je pro nás zásadní věc, méně důležité úkoly dostanou priority nižší. Může se stát, že všechny úkoly nestihneme. V tom případě bude dobré, když tento fakt postihne ty s nejnižší závažností. Ať už to chceme nebo ne, vždycky se najdou neočekávané události, které nedokážeme plánovat. Proto zkušenost říká neplánovat více než 60 % svého času. Ovšem v různých profesích to bude různé, a proto tuto hodnotu neberte jako dogma.
Kalendář – Kdy?
Jakmile máme pořízen seznam úkolů, můžeme se přepnout do kalendáře. Seznam úkolů totiž říká, co musíme udělat a dokdy, ale vůbec nic neříká o tom, kdy se opravdu budeme úkolům věnovat. K tomu slouží druhá část plánovače – kalendář. V něm jsou kromě úkolů registrovány také události. Na rozdíl od úkolu, jehož realizace záleží na naší vůli, k události dojde, ať už to chceme, nebo ne. Uveďme si příklad. Porada u šéfa je nesporně událost. Vypracování zprávy o stavu projektu je úkol, který z ní vyplývá a má jí předcházet. Porada se uskuteční, ať už na ni přijdeme, nebo ne, a pokud na ni přijdeme bez uvedené zprávy, pak by bylo možná lepší, abychom tam vůbec nechodili. Důsledky mohou být v obou případech podobné.
Možná namítnete, že přísné plánování času znamená jistou ztrátu spontánnosti. To je pravda. Plánování ale víc dává, než bere, a proto může být cenným pomocníkem v organizování pracovních a soukromých aktivit. Jestliže si ale do svého plánovače značíte aktivity typu „pomilovat se s partnerkou (partnerem)“, pak začínáte být případem pro psychologa. Nenechte se svázat stereotypy.
Uložit si do kalendáře všechny události je tedy stejně významné jako uložení úkolů. Pro narozeniny blízkých nebo pro jiné cyklicky se opakující události nabízejí plánovače možnost opakování – každý týden, měsíc nebo rok. Kalendář naprosté většiny plánovačů má důležitou vlastnost. Umí k úkolům nebo událostem vyvolávat alarm ve formě buď okna s upozorněním nebo ve formě akustického signálu. Jeho nastavení se hodí především u úkolů a událostí, které jsou vázány na přesný časový okamžik, např. již zmiňovaná porada u šéfa.
Osobně dávám přednost programům, které dokáží jednoduchým způsobem bez přepisování přenášet úkoly do kalendáře. Ovšem mnohdy je výhodné mít v seznamu úkoly zadány méně detailně než v kalendáři. Každý z nás musí jednoduše musí najít ten svůj styl plánování.
